Skip to content
Offre d'emploi
Mars 2022

Office Manager Senior H/F

Clapiers

Description du poste

A propos de Virtualis

Virtualis est une jeune pousse Montpelliéraine ultra dynamique et innovante qui, depuis sa création 2015, est le leader mondial de la rééducation fonctionnelle et du traitement des troubles de l’Equilibre en utilisant la réalité virtuelle.

Virtualis est avant tout un projet à visée thérapeutique et poursuit son développement, en conservant cet objectif premier. La société a été fondée et est dirigée par un Kinésithérapeute.

Ses clients sont des Kinésithérapeutes, des Centres de Rééducation Fonctionnelle, Hôpitaux, Médecins spécialistes… dans plusieurs centaines de cabinets et de centres de rééducation à travers le monde.

Virtualis est entourée de partenaires scientifiques de prestige et a gagné de nombreux trophées internationaux récompensant l’innovation des solutions développées.

Aujourd’hui en pleine croissance, nous cherchons notre futur Office Manager Senior H/F sachant travailler avec rigueur, agilité, tout en débordant d’énergie.

Rattachée à la Direction Générale, vous occupez un poste polyvalent et jouez un rôle transverse. Vous êtes responsable du bon fonctionnement de l’entreprise, de sa coordination et de sa supervision en s’occupant de toute la gestion administrative & RH.

Vos actions ont pour objectif final la satisfaction clients, car une entreprise qui fonctionne bien en interne favorise la satisfaction de ses clients en externe.

Missions

Vos principales missions :
1/ GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE :
– En collaboration avec les équipes internes Ventes et Logistique, vous êtes responsable de la facturation clients.
– Faire le lien avec le cabinet d’expertise comptable externe et réaliser le suivi de trésorerie, saisie comptable, rapprochement bancaire, règlement facture fournisseurs…
– Vous réalisez les dossiers de subventions
– Enfin, vous gérez le travel et event management

2/ GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ADMINISTRATION DU PERSONNEL
– Pour cela, vous gérez tous les actes liés à l’embauche (rédaction annonce en collaboration avec le manager concerné, 1er tri des candidatures…), la cessation de fonction, suivi des congés, récupération et absences, collecte et transmission des variables de paie, gestion des notes de frais, contrôle/validation/transmission des bulletins et virements.
– Vous gérez l’arrivée des nouveaux arrivants : RDV médecine du travail, élaboration contrat, fiche de poste (en collaboration avec le manager concerné), mise à disposition du matériel de travail et position de travail.
– Vous avez également la charge de la gestion de la formation interne : recueil des besoins, instruction des dossiers (OPCO et organismes de formation), suivi du budget, évaluation.

3/ GESTION DE L’ASSISTANAT DE L’EQUIPE DE DIRECTION (MEMBRES DU CODIR)
– Votre mission est également d’assister l’équipe de direction de Virtualis.
– Vous avez la charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à organiser et effectuer le travail administratif des membres de la Direction

4/ MANAGEMENT DE L’EQUIPE
– Pour mener à bien vos missions vous serez aidé(e) par une Assistante Office Manager.
– Vous aurez comme responsabilité de définir leurs missions, piloter leur activité, les former pour une montée en compétences et de les manager.

5/ AIDE A LA GESTION DE L’EVENEMENTIEL INTERNE ET EXTERNE
– L’Office Manager Senior aide à l’organisation des événements internes (pot, team building …) et externes (clients, distributeurs…)

Profil recherché

  • De formation bac + 2 minimum, vous possédez une expérience significative et confirmée (8 ans et plus) sur un poste similaire.
  • Vous avez une expertise en gestion administrative et comptabilité, gestion administrative des ventes et/ou de direction.
  • Plurivalence, autonomie et souplesse d’esprit sont les qualités essentielles pour occuper ce poste d’Office Manager Senior.
  • La diversité des missions exige d’avoir le sens des priorités, un excellent relationnel et de savoir faire preuve de discrétion.
  • A l’aise avec les chiffres, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre méthode, et votre sens de l’organisation.

Compétences

L’Office Manager doit avoir une excellente maitrise de logiciels bureautiques (généralement, de la suite Office de Microsoft), de la langue française et avoir un bon niveau en anglais.

PS :

Nous sommes attachés à :

  • l’esprit d’équipe
  • la convivialité
  • la bienveillance
  • l’agilité
  • l’excellence

ce sont les valeurs internes qui nous animent tous les jours !

Statut  :
Cadre

Type d’emploi :
Temps plein, CDI

Vous vous reconnaissez ? Tenté(e) par l’aventure ?

Envoyez-nous vite votre CV et lettre de motivation à [email protected]

Conditions & avantages

Rémunération en fonction du profil
Demande de démonstration

Veuillez compléter le formulaire afin que nous puissions vous étudier votre demande de démonstration.

Demonstration request

Please complete the form and one of our team members will get back to you momentarily. Typical response times are within 24hrs.

S'inscrire à la Newsletter

Veuillez compléter le formulaire afin que nous puissions vous inscrire à notre Newsletter.

Subscribe to our Newsletter

Please complete the form below to register for our newsletter:

Inscription
Newsletter

Suivez toute notre actualité en vous inscrivant à notre newsletter :